Dotar a la gente de una herramienta que facilite sus tareas mejorando la colaboración y la coordinación de los distintos equipos.

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Detalle de la situación al inicio del proyecto, características de los equipos y herramientas en uso.

Los integrantes de los distintos equipos utilizaban Whatsaspp como herramienta de comunicación instantánea.

La misma se impuso como una herramienta “por defecto” que los usuarios mismos adoptaron para comunicarse entre ellos. Esta situación se presenta cuando la organización no provee una solución corporativa que sea beneficiosa para todos los actores.

La empresa optó por el producto Microsoft Kaizala como una herramienta que pudiera reemplazar a WhatsApp como una solución ágil y dinámica para facilitar las tareas de los distintos grupos en un entorno seguro y administrado.

Los factores más importantes en la selección del producto fueron:

• Similitud entre Kaizala con WhatsApp como herramienta de comunicación instantánea facilicitaría la adopción.
• Seguridad y herramienta de administración central de Microsoft.
• Funcionalidades adicionales del producto.
• Facilidad de integración con los sistemas ya existentes en la empresa.

Kaizala es la herramienta de Microsoft pensada para coordinar la comunicación de equipos ágiles y redes dinámicas de colaboradores. No es la intención de este documento extenderse en la descripción del producto de Microsoft. Puede ingresar aquí para conocer las características del mismo.

El proyecto comenzó con una prueba piloto involucrando dos equipos de desarrollo de software que se utilizan metodologías ágiles.

Los equipos estaban conformados con profesionales de IT programadores, Testers y Project Leader. Se creó un grupo general para todos los integrantes donde el responsable de CI genera campañas de acuerdo al plan de comunicación.

El proyecto de implantación se dividió en las siguientes fases:

• Selección de los equipos para la prueba piloto.
• Presentación del producto, capacitación y lanzamiento del beta test.
• Consolidación y mejoras a partir del feedback de los usuarios.
• Nuevas funcionalidades e integración con otros sistemas

Los resultados obtenidos fueron satisfactorios de acuerdo a los objetivos del proyecto. Algunos de los mismos se manifestaron en forma inmediata y otros durante el ongoing.
La duración del proyecto fue de dos meses para el lanzamiento de la prueba piloto y en el mes siguiente se incorporaron nuevas integraciones y servicios.

1. Acción

   Beneficio Obtenido
2. Reemplazo de WhatsApp como herramienta de comunicación

   Seguridad de la información corporativa con posibilidad de gestionar usuarios y grupos desde la herramienta de administración de Kaizala.
3. Implementar un canal de noticias y novedades sobre Kaizala

   Mejores índices de llegada de la información a los colaboradores por integrarse el canal de comunicación a una herramienta que el usuario utiliza diariamente.
   Tasa de apertura de Noticia en Intranet: 45 a 55 %
   Tasa de apertura en Kaizala: 70 a 75 %
4. Mejorar proceso de asignación de tareas

   En los nuevos grupos de trabajo existen tareas breves que deben realizarse en corto tiempo y que se asignan dinámicamente en el equipo. Kaizala permite hacerlo de un modo flexible.
5. Mantener la integridad y seguridad de la información cuando los usuarios cambian de proyecto o abandonan la empresa

   Implementación de un proceso de control y monitoreo permanente a partir de la herramienta de administración de Kaizala.
6. Integrar la información de sistemas existentes para unificar la información en Kaizala

   Facilitar a los equipos el acceso a la información en un único proceso de búsqueda mejorando los tiempos de cada tarea.

Kaizala es una herramienta moderna como canal de comunicación entre colaboradores con mucho potencial para integrar otros procesos de negocios, aplicaciones existentes, y sistemas corporativos para crear una empresa colaborativa end to end.

La tendencia en colaboración y comunicación es la convergencia de la información hacia las herramientas que el usuario utiliza diariamente si necesidad de ingresar a distintos productos (Workplace, Yammer, Sharepoint.)